227 Incasso-module

De module incasso-opdrachten kan gebruikt worden om voor debiteuren, die een incasso-machtiging hebben afgegeven, incasso-opdrachten via een diskette bij een bank aan te leveren. Het is ook mogelijk om datzelfde bestand (een ASCII-bestand in 'ClieOp 02' of 'ClieOp 03' formaat) in te lezen in bepaalde telebanking-pakketten om daarmee de incasso-opdrachten op die manier aan te leveren bij de bank.

Inhoudsopgave:

Terugkeren naar het pakketmenu

Algemeen

De module incasso-opdrachten kan gebruikt worden om voor debiteuren, die een incasso-machtiging hebben afgegeven, incasso-opdrachten via een diskette bij een bank aan te leveren. Het is ook mogelijk om datzelfde bestand (een ASCII-bestand in 'ClieOp 02' of 'ClieOp 03' formaat) in te lezen in bepaalde telebanking-pakketten om daarmee de incasso-opdrachten op die manier aan te leveren bij de bank.

De openstaande posten worden afgeboekt en het te incasseren bedrag wordt via relatiekode 303 op een tussenrekening BETALINGEN ONDERWEG geboekt.

Installatie module

De hieronder beschreven installatie is bedoeld voor unix-systemen, waarbij de programma's op een tape worden aangeleverd. Ontvangt u de programma's op een ander medium, bijvoorbeeld op een diskette, dan geldt een andere procedure. Die procedure wordt dan op een bijlage bij de diskette beschreven.

Tijdens de installatie mag niet op het systeem gewerkt worden. Ga op een scherm of op de console naar 'unix' toe. Voor meer informatie over het inloggen op de console: In- en uitloggen op de console.

Als u in 'unix' staat geeft u achter het "#" in: cd /usr/bbx

Maak een nieuwe directory aan met: mkdir bas_inc.prg (Let op het '_' teken, dat is de 'underscore', die u niet moet verwarren met het '-' teken. Ze zitten meestal wel op dezelfde toets.)

Plaats de tape in de unit en geef in: tar -xvf /dev/rst4

Op het scherm is te volgen welke programma's op het systeem geplaatst worden. Als de unixprompt (het "#") weer verschijnt, kan de tape er uit gehaald worden.

Aan de configuratie van BBX moet de nieuwe directory toegevoegd worden. Ga weer naar /usr/bbx toe met cd /usr/bbx en geef dan vi config.bbx en de configuratie verschijnt op het scherm.

In deze configuratie staan zgn. dsksyn-regels. Als deze nog niet zichtbaar zijn, dan voorzichtig via de j-toets (zonder enter) door de regels naar beneden gaan. Commando's binnen vi zijn altijd zonder enter, dus let daar op! U kunt 2 typen dsksyn regels zien: regels zoals dsksyn B: (vrije regels) of regels als dsksyn B: /usr/bbx/alg.prg (gebruikte regels).

Het is de bedoeling dat we aan een vrije regel van het eerste type de directory toevoegen zodat deze in een regel van het tweede type verandert. Zoek dus eerst een vrije regel op (met de j-toets naar beneden of via de k-toets weer omhoog). Heeft u een vrije regel gevonden, dan met de l-toets in de betreffende regel naar rechts tot u niet verder kunt. Druk dan de a-toets en geef daarna een spatie gevolgd door /usr/bbx/bas_inc.prg/

De ingave moet in het beeldscherm verschijnen. Voorbeeld: als dsksyn L: leeg was, dan moet daar uiteindelijk dsksyn L: /usr/bbx/bas_inc.prg/ komen te staan, let op de 'underscore' en de laatste '/', geen enter gebruiken.

Procedure als er geen vrije dsksyn-regels zijn: in dat geval zullen zeker niet alle letters van het alfabet gebruikt zijn als dsksyn-regels. Zoek een niet gebruikte letter uit en ga naar het einde van de dsksyn regel toe, waarin de daaraan voorafgaande letter uit het alfabet staat. Ga via de l-toets naar het einde van de regel toe, dan de a-toets te drukken gevolgd door enter. Een lege regel verschijnt. Geef dsksyn L: /usr/bbx/bas_inc.prg/ in (denk om de 'underscore' en de laatste '/', geen enter). De letter 'L' achter dsksyn is een voorbeeld, neem daarvoor in de plaats de door u uitgezochte letter.

Afsluiten: bij beide procedures de ctrl-toets drukken, vasthouden en de c-toets erbij indrukken (piep). Druk de dubbele punt-toets in (:). Deze moet dan onderin het scherm verschijnen. Geef wq met enter en u bent terug in unix. De configuratie is nu aangepast en wordt gebruikt zodra men weer inlogt.

Met vi moet nauwkeurig gewerkt worden, je slaat vaak veel te snel enter aan, en dan is de configuratie fout. Gebeurd dat, of maakt u een tikfout, dan de ctrl-toets indrukken, vasthouden en de c-toets erbij indrukken. Waarschijnlijk hoort u een piepje. Daarna de dubbele punt-toets (:) indrukken. Deze verschijnt onderin het scherm en daarachter moet u q! ingeven met enter. U staat nu weer in unix en kunt u opnieuw beginnen (de configuratie is dan niet gewijzigd). Heeft u problemen met vi, bel dan even! Desnoods kunnen wij deze wijzigingen ook via het modem aanbrengen. Bel ons dan even op, terwijl het modem al aanstaat en geef even het telefoonnummer van het modem door. Wij bellen dan in om de wijzigingen aan te brengen.

Stuur de tape met de grootste spoed weer terug.

Installatie: Hoofdmenu

Met programma 607 (A/I/M Programma's) moet het volgende programma op een vrije plaats in het menu worden opgenomen:

Programmanummer: 227
Omschrijving   : INCASSOMODULE
Programmanaam  : BDD3I0 (Let op, tussen de drie en de nul staat de letter I!)

Uiteraard mag het programma ook op een andere plaats in het menu worden opgenomen. Wanneer u met meerdere bedrijven werkt, moet dit programma in elk bedrijf afzonderlijk in het menu worden geplaatst.

Installatie: Bestanden

Deze module gebruikt naast de bestanden die u reeds op uw systeem heeft staan een aantal extra bestanden. Dat zijn de volgende bestanden (waarbij "." voor de bedrijfsletter staat): FB.D50, FB.D52 en FB.D60

Als de module voor het eerst opgestart wordt, verschijnt de mededeling:
BESTANDEN INCASSOMODULE ONTBREKEN
DEZE DIENEN EERST AANGELEGD TE WORDEN

Met toets <F4> wordt op dit punt het programma afgebroken en met toets <RETURN> worden de bestanden aangelegd. Komt deze melding op het moment dat u al een tijdje met de module werkt, dan betekent dat dat één of meerdere bestanden ontbreken. Neem dan kontakt met Saldata op.

Na afloop van de installatie verschijnt het menu van deze module op het beeldscherm.

Installatie: Systeemparameters

Voor deze module hoeven geen systeemparameters aangepast te worden.

Installatie: Relatiecodes

Deze module gebruikt relatiekode 303 om het totale te incasseren bedrag op een tussenrekening "Betalingen onderweg" te boeken. Deze moet met het programma A/I/M Relatiekodes aangemaakt worden.

Installatie: Overbrengen bestanden naar een pc

De ASCII-bestanden met de incasso-opdrachten worden in de zogenaamde werkdirectory van Bbx of (Visual) Pro5 aangelegd. Op unixsystemen is dat meestal de directory /usr/bbx/tmp en op pc's is dat meestal de folder met de padnaam C:\basis\vpro5\. De juiste folder is terug te vinden in de "eigenschappen" van het icoontje waarmee Bbx of (Visual) Pro5 opgestart is.

De namen van de ASCII-bestanden zijn als volgt, waarbij op de punt de bedrijfsletter staat:
Het oude bankgirocentrale-formaat werkt met de namen fb.a00bi t/m fb.a99bi
Het 'ClieOp 02' en het 'ClieOp 03'-formaat werkt met de namen fb.cl201 t/m fb.cl299

Op pc's met (Visual) Pro5 gaat het ophalen vrij eenvoudig. U kunt bijvoorbeeld met 'Windows verkenner' naar de betreffende folder gaan en het ASCII-bestand naar de gewenste folder slepen om het in het betreffende telebanking-pakket te gebruiken. Als het telebanking-pakket de mogelijkheid heeft om via bijvoorbeeld "openen" naar het betreffende ASCII-bestand te zoeken, dan kunt u daar ook gebruik van maken. U kunt het ASCII-bestand ook naar een diskette slepen en deze vervolgens naar de bank sturen.

Om een ASCII-bestand van een unix-systeem naar een pc over te brengen moet de directory /usr/bbx/tmp als "disk" aan de pc gekoppeld zijn. Voor pc's waarop met bestanden uit de module "automatische betalingen" wordt gewerkt zal dat al het geval zijn, want die bestanden komen in dezelfde directory terecht. Met 'Windows verkenner' gaat u naar de betreffende "disk" (dat is dan een netwerk-schijf, bijvoorbeeld 'G:') en u sleept het betreffende ASCII-bestand naar de folder waar u het wilt hebben. Als het gebruikte pakket de mogelijkheid biedt om via "openen" ook op een netwerk-schijf te zoeken, dan kunt u daar ook gebruik van maken.

Als de betreffende directory nog niet als netwerk-schijf aan de gewenste pc gekoppeld is, neem dan contact met Saldata op.

Werkwijze

Als de module is geïnstalleerd kunt u ermee gaan werken. Dit hoofdstuk bevat een overzicht van de globale werkwijze van de module als geheel en een meer gedetailleerde beschrijving van de verschillende onderdelen.

Werkwijze: Algemeen

In grote lijnen verloopt het werken met de module als volgt: 

- Met het programma ONDERHOUD BANKGEGEVENS kunt u per bank
  uw gegevens met betrekking tot de incasso klaarzetten. Het
  gaat daarbij om bankcode, naam bank, adres bank, plaats
  bank, naam bedrijf, adres bedrijf, plaats bedrijf, bank-
  rekeningnummer en dagboek waarop het incasso-bedrag ge-
  boekt moet worden.
- Met het programma ONDERHOUD INCASSO-GEGEVENS DEBITEUREN
  worden per debiteur de machtigingsgegevens, zijnde het
  aantal incassodagen (aantal dagen na de faktuurdatum) en
  het maximum incassobedrag ingegeven of gewijzigd.
- Met het programma AANMAAK INCASSO-ADVIES worden voor 
  alle debiteuren, die u een machtiging hebben gegeven,
  de te incasseren fakturen in een wachtbestand gezet.
- Met OVERZICHT INCASSO-ADVIES kan van deze posten een af-
  druk gemaakt worden, op volgorde van bankcode, kompleet
  met totaal debiteur, totaal per bank en totaal generaal.
- De adviezen kunnen met WIJZIGEN INCASSO-ADVIES gewijzigd
  of verwijderd worden.
- Met INCASSO-OPDRACHTEN VIA DISKETTE worden de uiteindelijke
  incasso-opdrachten in de vorm van een ASCII-bestand aan-
  gemaakt, de betalingen op de openstaande posten verwerkt
  en de tussenrekening "Betalingen onderweg" geboekt.

Werkwijze: Onderhoud bankgegevens

Met dit programma worden per bank(rekening), waarop de geïncasseerde bedragen terecht dienen te komen, de vaste gegevens ingevoerd.

Per bankcode kunnen de volgende gegevens ingegeven of gewijzigd worden: 

- Naam van de bank;
- Adres van de bank;
- Plaats van de bank;
- Naam van de opdrachtgever;
- Adres van de opdrachtgever;
- Plaats van de opdrachtgever;
- Bankrekeningnummer (moet voldoen aan de zgn. 11-proef)
  waarop het bedrag geboekt moet worden. Maakt u gebruik
  van de 'ClieOp 02' of 'ClieOp 03'-indeling dan is het
  mogelijk om via het bankgiro-circuit ook een incasso op
  een rekening bij de postbank uit te voeren. Ook is de
  mogelijkheid aanwezig om een incasso-diskette naar de
  postbank te sturen, waarbij de ontvangen bedragen op
  een rekening bij de postbank worden gestort. Het
  veld 'Bankrekeningnummer' moet in dat geval met de
  <F1>-toets ingegeven worden. Het programma
  voert dan geen '11-proef' op het rekeningnummer uit.
- Dagboekcode (1 t/m 19 of 50 t/m 99) van de betreffende bank.
  Het dagboek moet met programma A/I/M Dagboeken aan-
  gemaakt zijn.

Werkwijze: Onderhoud incassogegevens debiteuren

Per debiteur moeten de incasso-gegevens ingevoerd worden. Het gaat daarbij om de volgende gegevens: 

- Bankcode (dat is de verwijzing via welke bank de incas-
  so voor deze debiteur loopt, moet via 'Onderhoud bank-
  gegevens' aangemaakt zijn);
- Aantal incassodagen (dat is het aantal dagen na de fac-
  tuurdatum waarin de incasso nog niet plaats mag vinden);
- Incassolimiet (dat is het maximale incasso-bedrag per
  'run', dat met de debiteur afgesproken is).

Binnen dit programma vindt geen controle plaats of bij de betreffende debiteur een goed bankrekeningnummer of een gironummer aanwezig is. Bij de verwerking van de incasso-opdrachten zal in zo'n geval geen incasso plaatsvinden en een melding op de foutenlijst afgedrukt worden.

Werkwijze: Aanmaak incasso-advies

Met dit geheel automatische programma (geen vooringaves) worden voor alle debiteuren met een incasso-machtiging het openstaande postenbestand doorgelezen en de facturen, waarvan de factuurdatum verhoogd met het aantal incassodagen voor de systeemdatum ligt, worden in het incasso-bestand opgenomen. Dit programma kan op ieder gewenst moment opgestart worden. Het overschrijft echter altijd het vorige bestand met incasso-opdrachten.

Werkwijze: Overzicht incasso-advies

Met dit programma kan een overzicht van de voor incasso geselecteerde facturen afgedrukt worden. Na de start van het programma wordt alleen om het printernummer gevraagd. Daarna verloopt het programma automatisch.

Werkwijze: Wijzigen incasso-advies

Met dit programma kunnen het bedrag of het rekeningnummer van een incasso-opdracht gewijzigd worden, of een incasso-opdracht kan uit het incasso-bestand verwijderd worden.

De volgende gegevens moeten ingegeven worden: 

- Bankcode;
- Debiteurnummer (zoeken via de zoeksleutel kan via de
  <F3>-toets gestart worden);
- Factuurnummer (via de <F1>-toets kan de eerstvolgende com-
  binatie van bankcode/debiteurnummer/factuurnummer opge-
  zocht worden).

Per incasso-opdracht kan gekozen worden voor wijzigen van bedrag en/of rekeningnummer, terug naar factuurnummer, incasso-opdracht verwijderen of volgende opdracht ophalen. Bij een gironummer wordt een P voor het nummer afgebeeld.

Bij het wijzigen van het rekeningnummer wordt automatisch de 11-proef ter controle uitgevoerd als het om een bankrekening gaat. Als in de debiteurstamgegevens aangegeven is, dat het om een gironummer gaat, dan kunnen maximaal 9 cijfers ingegeven worden. Het programma beeld in dat geval na de ingave voor het gironummer weer een P af. Deze hoeft (en kan ook) niet ingegeven worden.

Wilt u bij een debiteur omschakelen van gironummer naar banknummer of omgekeerd, dan moeten eerst de stamgegevens van de debiteur gewijzigd worden voordat de incasso-opdracht gewijzigd kan worden.

Werkwijze: Incasso-opdrachten via optisch leesbare formulieren

De optie om via optisch leesbare formulieren incasso-opdrachten aan te leveren is niet meer actueel. Gebruik het 'ClieOp 02' of 'ClieOp 03' formaat via een ASCII-bestand. Het is niet mogelijk om incasso-opdrachten in 'EUR' via een optisch leesbaar formulier in te leveren.

Werkwijze: Incasso-opdrachten via diskette/ASCII-bestand

Met dit programma worden incasso-opdrachten in de vorm van een ASCII-bestand aangemaakt, de openstaande posten afgeboekt en de tegengeboekt op de tussenrekening "Betalingen onderweg". Per bank wordt een apart ASCII-bestand aangemaakt.

Het programma kan de volgende drie indelingen van een ASCII-bestand aan: 

- De oude 'bankgirocentrale'-indeling: deze indeling
  liever niet meer gebruiken. Deze is ondertussen vervangen
  door de 'ClieOp 02' en 'ClieOp 03'-indelingen.
- De 'ClieOp 02'-indeling, die door de banken en de post-
  bank samen ontwikkeld is. Met deze indeling is het mo-
  gelijk om via het bankgiro-circuit ook een incasso op
  een rekening bij de postbank uit te voeren. Daarnaast 
  is de mogelijkheid ingebouwd om ook een incasso-diskette
  naar de postbank te sturen, waarbij de ontvangen bedra-
  gen op een rekening bij de postbank worden gestort. In
  het onderdeel 'A/I/M Bankgegevens' kan daarom bij het
  vullen van het veld 'Bankrekeningnummer' voortaan via
  de <F1>-toets aangegeven worden, dat het om een reke-
  ning bij de postbank gaat. Deze indeling kan alleen
  incasso's in 'NLG' aan.
- De 'ClieOp 03'-indeling. Deze verdere ontwikkeling
  van de 'ClieOp 02'-indeling kan incasso's in 'NLG' en
  in 'EUR' aan. De keuze 'NLG' of 'EUR' is niet vrij:
  zolang uw administratie in 'NLG' is, kunt u kiezen of
  u de incasso-opdrachten in de 'ClieOp 02' of in de
  'ClieOp 03'-indeling aanleverd. Het programma zal
  echter altijd incasso-opdrachten in 'NLG' maken. Is
  uw administratie echter naar 'EUR' geconverteerd, dan
  moet u gebruik maken van de 'ClieOp 03'-indeling. De
  incasso-opdrachten zijn vanaf dat moment in 'EUR'.
  Gaat u over naar het nieuwe formaat en stuurt u een
  diskette met incasso-opdrachten op, dan dient u een
  nieuwe test te maken bij "Interpay" (zie de nieuwe
  brochure "ClieOp 03" van "Interpay", nummer Interpay
  5.1839, die u bij uw bank kunt krijgen). Verwerkt
  u de incasso-opdrachten via een telebankingprogramma
  op een pc, dan moet dat programma ook geschikt zijn
  voor het inlezen van ASCII-bestanden volgens de
  'ClieOp 03'-indeling. Ook dat kunt u het beste bij
  uw bank navragen.

Na de start van het programma wordt de vraag 'BESTAND VOLGENS 'ClieOp 02' of 'ClieOp 03' INDELING AANMAKEN? <2>/<3>/<N>' gesteld. Gebruik liever alleen nog 2 of 3 om een bestand in de betreffende 'ClieOp'-indeling aan te maken. Met N maakt u een bestand in de oude bankgirocentrale-indeling aan. Deze beschrijving gaat echter alleen nog in op de 'ClieOp'-indelingen.

Het programma vraagt in het geval van een 'ClieOp'-indeling de volgende ingaven: 

- Verwerkingsdatum (DDMMJJ). Dit is de toekomstige datum
  waarop de incasso plaats moet vinden. Het is toege-
  staan om tot 30 dagen voor de gewenste verwerkingsda-
  tum aan te leveren.
- Kode verwerking (T=Test bankgirocentrale, P=Produktie
  bankgirocentrale, G=Produktie postbank). Voordat u als
  gebruiker voor het eerst een bestand volgens de 'ClieOp
  02' of 'ClieOp 03'-indeling als produktie mag aanleveren
  bij een bank (niet postbank!), moet een test gemaakt
  worden. Deze testprocedure kunt u in de 'ClieOp'-brochures
  van de banken vinden. Deze brochures kunt u bij uw bank
  aanvragen. Wordt voor "T" gekozen, dan vindt alleen de
  aanmaak van het ASCII-bestand plaats. De verdere door-
  verwerking wordt NIET uitgevoerd en de openstaande posten
  BLIJVEN gewoon bestaan, en verschijnen opnieuw op het
  het incasso-advies. Ook de BGC zal een testincasso
  niet verder incasseren en is alleen bedoeld om de zaak
  technisch en procedureel te controleren. Wordt voor
  "P" gekozen, dan vinden ook de overige verwerkingen
  plaats. Voor de postbank ligt dit iets moeilijker.
  De postbank accepteert geen diskette volgens deze
  norm, waarin een "T" (test) of "P" (productie) staat.
  De postbank kent alleen een productiebestand, waarin
  op de betreffende positie geen "T" of "P" maar een
  " " staat. Door voor "G" te kiezen, wordt een pro-
  ductiebestand voor de postbank aangemaakt. Dit be-
  stand kunt u eventueel laten testen. Niet vergeten
  om het daarna opnieuw als productie aan te bieden!
  Maakt u gebruik van een telebankingpakket, dan wordt
  het betreffende ASCII-bestand volgens de 'ClieOp 02' of
  'ClieOp 03'-indeling door het betreffende pakket op
  de juiste indeling gecontroleerd. 
- Na een keuze 'Ingaven goed? <RETURN>/<N>' wordt
  de verwerking gestart.

Dit programma kan de volgende vragen/opmerkingen geven: 

- ZIJN VORIGE INCASSO-OPDRACHT-BESTANDEN VEILIG GESTELD?
  <J>/<N>
  Omdat de eventuele vorige bestanden overgeschreven worden,
  wordt gevraagd of deze naar een PC zijn overgebracht. Met
  <N> kan het programma afgebroken worden.

- BESTANDEN WORDEN VERWIJDERD; DOORGAAN? <J>/<N>
  Met het antwoord J worden alle oude incasso-bestanden
  verwijderd. Met antwoord N kan het programma afgebroken
  worden.

- NEEM BOVENSTAANDE TOTALEN OVER OP DE OPDRACHTBRIEF;
  KLAAR? GEEF <J>
  Op het beeldscherm staan de naam van het bestand, het to-
  taal bedrag en het aantal boekingen. Deze moeten op de
  opdrachtbrief komen te staan. Overnemen of via een hard-
  copy op een printer afdrukken, daarna J geven.

- Na het tonen van de totalen vraagt het programma bij de
  aanmaak van een productiebestand (dus niet bij de aan-
  maak van een testbestand) om de printer voor de fouten-
  lijst. Geef het gewenste printernummer in.

- GEEF BOEKINGSPERIODE/JAAR IN:
  Het programma vraagt om de periode voor de financiële
  boekingen. Na afloop komt het programma in het Bastahoofd-
  menu terecht.

- ER ZIJN GEEN INCASSO-OPDRACHTEN AANWEZIG; <F4>=EINDE
  PROGRAMMA
  Deze mededeling spreekt voor zich zelf. Het programma
  wordt afgebroken.
   
- BESTAND IS NOG IN GEBRUIK; TOETS <F4>=EINDE; <RETURN>=OPNIEUW
  Op een ander scherm is nog iemand met incasso-opdrachten
  bezig, maak de gewenste keuze.

Zie Overbrengen bestanden naar een pc om de aangemaakte ASCII-bestanden over te zetten naar een pc.