Voorraad algemeen
In het pakket voor de dranken(groot) handel van Saldata kan per artikel worden gekozen voor het al dan niet bijhouden van voorraden (selectief voorraadbeheer). Ook artikelen die u in eerste instantie buiten de voorraadadministratie wilt houden, kunt u in een latere fase alsnog in het voorraadsysteem opnemen. De voorraad wordt per artikel per magazijn bijgehouden in vier voorraadrubrieken:
- Voorraad (in de betreffende magazijnen aanwezige technische voorraad); - Besteld (het aantal dat in bestelling is bij de leverancier); - Gereserveerd (het aantal dat gereserveerd is voor ingevoerde, maar nog niet uitgeleverde, verkooporders); - Backorder (het aantal waarvoor verkooporders zijn ingevoerd, maar dat niet uitgeleverd kan worden omdat er geen, of niet voldoende, voorraad is).Logisch gezien is de eerste handeling op een voorraad het bestellen van goederen. De bestellingen registreert u met programma 407 (A/I/M Bestellingen). Bestellen is dus geen automatische procedure. U kunt de rubriek "besteld" altijd rechtstreeks verhogen of verlagen. Na beëindiging van het programma wordt een overzicht van alle ingegeven bestellingen afgedrukt.
Tegenwoordig is ook een apart verkrijgbare inkoopmodule voor dit pakket aanwezig, waarmee u u per leveranciers inkooporders kunt registreren. Zie documentatie inkoopmodule.
Als de goederen binnenkomen, boekt u de voorraadmutatie met programma 410. De rubriek "voorraad" wordt dan gevuld, de rubriek "besteld", voor zover mogelijk, automatisch afgeboekt. U kunt met programma 410 ook de technische voorraad corrigeren zonder dat naar de rubriek "besteld" wordt gekeken. De financiële gevolgen van de voorraadmutaties worden automatisch in het grootboek verwerkt.
Met programma 411 (Wisselen magazijn) kunt u voorraden overboeken. Deze mutaties hebben uiteraard alleen betrekking op de (technische) voorraad en hebben geen financiële gevolgen. Met programma 412 kunt u voorraden van en naar de accijnsvrije magazijnen boeken. Deze overboekingen vinden in een eigen programma plaats omdat ze voor het vervaardigen van overzichten met betrekking tot de accijns-administratie gescheiden van de overige voorraadmutaties opgeslagen moeten worden.
Naast de technische voorraad kent het systeem tevens een:
- Beschikbare voorraad (technische voorraad -/- gereserveerd op verkooporders) - Economische voorraad (technische voorraad + besteld -/- gereserveerd)De economische voorraad is van toepassing bij diverse lijstoverzichten. De beschikbare voorraad wordt geraadpleegd bij het invoeren van verkooporders.
Bij invoer van orders wordt in eerste instantie het op de verkooporder aangegeven aantal op de voorraad gereserveerd (d.w.z. geteld in de rubriek "gereserveerd"). Is de voorraad niet voldoende voor de betreffende order, dan wordt het niet direct leverbare aantal in de rubriek 'backorder' geteld.
Bij het gereedmelden van een order (zie 'Orderverwerking algemeen') wordt de reservering teruggedraaid (dat wil zeggen dat het aantal in de betreffende rubriek wordt verminderd) en de technische voorraad afgeboekt.
Na ontvangst van voorheen niet voorradige goederen, kunt u de backorders vrijgegeven middels programma 508. Het aantal in backorder wordt dan verlaagd en de rubriek 'gereserveerd' verhoogd. Bij het gereedmelden van een vrijgegeven backorder wordt de reservering teruggedraaid en vindt werkelijke afboeking van de technische voorraad plaats.
Alle mutaties op de technische voorraad worden automatisch door het systeem doorgeboekt naar de financiële administratie. De betreffende grootboekrekeningen worden via programma 606 (A/I/M Relatiecodes) gekoppeld aan de relatiecode 4XX, waarbij XX staat voor de grootboekcode (00 t/m 49) uit het artikelrecord. Het journaliseren van de voorraadmutaties vindt altijd plaats tegen de in het artikelrecord opgenomen verrekenprijs. De grootboekcodes 50 t/m 99 worden gebruikt voor de accijnsverwerkingen. Als de grootboekcode van een artikel dus '01' is, dan wordt relatiecode '401' gebruikt voor de veraccijnsde voorraadboekingen (magazijn 0 t/m 4) en relatiecode '451' voor de onveraccijnsde voorraadboekingen (magazijn 5 t/m 9). Hierdoor is een gescheiden administratie van veraccijnsde en onveraccijnsde voorraad mogelijk.
Ten behoeve van voorraadoverzichten zijn diverse lijstprogramma's aanwezig.
Accijnsadministratie
In dit pakket is het mogelijk om in- en verkopen in vijf accijnsvrije voorraadmagazijnen te verrichten (magazijn 5 t/m 9). De magazijnen 0 t/m 4 zijn gewone, veraccijnsde magazijnen.
Ten behoeve van de accijnsvrije verwerkingen is in het pakket een bestand met accijnstarieven aanwezig (tarief 0 t/m 9 en A t/m Z, dus maximaal 36 tarieven). In het artikelstambestand is een code accijnstarief aanwezig, welke gekoppeld is aan bovengenoemd bestand. U doet er verstandig aan om code tarief '0' niet te gebruiken en te reserveren voor artikelen zonder accijns.
De 5 verkoopprijzen in het artikelrecord zijn, net als de verrekenprijs, altijd inclusief accijnswaarde. Waar nodig wordt de accijnswaarde automatisch berekend.
De accijnsvrije verwerkingen worden via aparte series relatiecodes in het grootboek verwerkt.
Rekenregels accijnswaarde en verrekenwaarde exclusief accijns
De berekeneing van de accijnswaarde vindt in de diverse programma's volgens onderstaande rekenregels plaats:
- Het accijnstarief kan zijn per: 100% liters alcohol (aangeven d.m.v. code "1"); hecto (100) liter telquel (aangeven d.m.v. code "2").Hierbij is de telquel het aantal x inhoud x inhoud fles, waarbij aantal staat voor aantal in voorraad c.q. aantal van de mutatie zoals geleverd, ontvangen en overgeboekt.
Accijnswaarde is bij:
- Tarief per = "1" : (telquel x alcohol%) x tarief; - Tarief per = "2" : (telquel x tarief) / 100.Bij de berekening van de 100% liters alcohol vindt afronding op 2 decimalen plaats; aantal x verrekenprijs = verrekenwaarde inclusief accijns; verrekenwaarde inclusief accijns -/- accijnswaarde = verrekenwaarde exclusief accijns.
Van toepassing zijnde relatiecodes:
Standaard: - 400 t/m 449: Voorraden magazijn 0 t/m 4 (veraccijnsd); - 450 t/m 499: Voorraden magazijn 5 t/m 9 (onveraccijnsd); - 500 t/m 549: Kostprijswaarde verkopen veraccijnsd; - 550 t/m 599: Kostprijswaarde verkopen onveraccijnsd; - 600 t/m 649: Opbrengst veraccijnsd; - 650 t/m 699: Opbrengst onveraccijnsd; - 398 : Tussenrekening inkopen; - 900 : Voorraadverschillen; - 96X : Accijns terug te ontvangen; - 97X : Accijns te betalen; - 98X : Accijnswaarde bij accijnsvrije verkopen; - 99X : Accijnsreservering bij accijnsvrije inkopen.Grootboekcode '00' gebruikt relatiecodes 400, 450, 500, 550, 600 en 650, grootboekcode '01' gebruikt relatiecodes 401, 451, 501, 551, 601 en 651 etcetera t/m grootboekcode '49', die relatiecodes 449, 499, 549, 599, 649 en 699 gebruikt.
De 'X' bij relatiecodes 96X, 97X, 98X en 99X staat voor de code van het betreffende accijnstarief (0 t/m 9 en A t/m Z), dus bijvoorbeeld relatiecode 960 en 96A etcetera.
Voorbeeld journaalposten:
Stel een artikel heeft een verkoopprijs (inclusief accijns) van F 25,00; een verrekenprijs van F 17,50 (inclusief accijns); de accijnswaarde (via het accijnstarief) is F 10,00 en de verrekenprijs exclusief accijns is dus F 17,50 -/- F 10,00 is F 7,50; de verkoopprijs exclusief accijns is F 25,00 -/- F10,00 is F 15,00; de grootboekcode is 01.
Verwerking normaal (inclusief accijns) van bijvoorbeeld 10 flessen:
Inkoop : Voorraad (10 x 17,50) 175,-- (relatiecode 401) Aan tussenrekening inkopen 175,-- (relatiecode 398) Verkoop: Debiteur, btw en dergelijke op de bekende wijze. Aan opbrengst (10 x 25,00) 250,-- (relatiecode 601) Kostprijs verkopen (10 x 17,50) 175,-- (relatiecode 501) Aan voorraad 175,-- (relatiecode 401)Verwerking accijnsvrij van eveneens 10 flessen:
Inkoop : Voorraad (10 x 17,50) 175,-- (relatiecode 451) Aan tussenrekening inkopen 75,-- (relatiecode 398) (excl. accijns!) Aan accijnsreservering (10 x 10,00) 100,-- (relatiecode 99X) Verkoop: Debiteur, btw en dergelijke op de bekende wijze. Aan opbrengst (10 x 15,00) 150,-- (relatiecode 651) (excl. accijns!) Kostprijs verkopen (10 x 7,50) 75,-- (relatoecode 551) (excl. accijns!) Accijnsen (10 x 10,00) 100,-- (relatiecode 98X) Aan voorraad (10 x 17,50) 175,-- (relatiecode 401)Wisseling voorraad van/naar accijnsvrije magazijnen:
Van magazijn 5 - 9 naar 0 - 4 (weer 10 flessen): Voorraad (10 x 17,50) 175,-- (relatiecode 401) Aan voorraad 175,-- (relatiecode 451) Accijnsreserv. (10 x 10,00) 100,-- (relatiecode 99X) Aan te betalen accijns 100,-- (relatiecode 97X)Bij het overbrengen van een accijnsvrij magazijn naar een normaal magazijn moet dus achteraf de accijns betaald worden omdat deze bij de inkoop niet heeft plaatsgevonden. Van deze boekingen wordt een registratie gemaakt, die met programma 425 afgedrukt kan worden.
Van magazijn 0 - 4 naar 5 - 9 (weer 10 flessen): Voorraad (10 x 17,50) 175,-- (relatoecode 451) Aan voorraad 175,-- (relatiecode 401) Terug te ontv. accijns 100,-- (relatiecode 96X) Aan accijnswaarde 100,-- (relatiecode 98X)Bij het overbrengen naar een accijnsvrij magazijn van een normaal magazijn kan dus achteraf de accijns terug ontvangen worden. Deze mogelijkheid is ingebouwd in verband met export. Van deze boekingen wordt ook een registratie gemaakt, die met programma 425 afgedrukt kan worden.
Alvorens de accijnsvrije (export) faktuur te kunnen vervaardigen, dient eerst met programma 412 bovengenoemde overboeking plaats te vinden. De reeds betaalde accijnzen zijn dan (in principe, daar dit ondermeer niet geldt voor champagne) terug te ontvangen.
Voorraadcorrectie's voor beide soorten magazijnen vinden altijd plaats tegen verrekenprijs inclusief accijns. In deze gevallen worden dus geen accijnsboekingen gemaakt.
Algemeen bonuspunten
In het pakket is een bonuspunten-systeem aanwezig. Bij een actie kan per artikel aan de hand van de rubriek 'code actie' bepaald worden of het om een actieprijs, dan wel om bonuspunten gaat. In het actieprijzenbestand wordt dan in plaats van de prijzen het aantal te verkrijgen bonuspunten opgegeven, omdat het verstrekken van punten altijd binnen een bepaalde periode (actie) valt en het aantal bonuspunten afhankelijk is van een bepaalde afname-hoeveelheid. Op één artikel komen nooit actieprijzen en bonuspunten tegelijk voor.
Let wel: de code wel/geen actie in het debiteurenrecord (rubriek 15) is alleen van toepassing op actie-prijzen. Actie-punten wordt bepaald door de code in rubriek 19 (wel/geen bonuspunten).
Bij het inbrengen van een actie wordt door middel van een functie-toets aangegeven of de actie een prijs of punten betreft. Afhankelijk van deze keuze wordt in het artikelrecord de code in rubriek 29 op de juiste waarde gezet.
Het berekenen van de bonuspunten vindt in de facturering, per order-/factuurregel, plaats. De berekende punten worden in de betreffende artikelrecords en in het debiteurenrecord geteld.
Let wel: in het aktierecord mag, ingeval van bonuspunten, alleen het eerste staffel-aantal met bijbehorende aantal punten worden ingevuld. Bij het berekenen van het aantal punten wordt uitgegaan van het aantal besteld. Dit moet minimaal het aantal van de staffel of een veelvoud hiervan zijn.
Voorbeeld:
Actie: bij afname van 12 flessen worden 3 bonuspunten gegeven. Bij afname van 1 t/m 11 flessen: geen punten Bij afname van 12 t/m 23 flessen: 3 punten Bij afname van 24 t/m 35 flessen: 6 punten Bij afname van 25 t/m 47 flessen: 9 punten Etcetera.Bij onvoldoende voorraad (deelleveringen) wordt bij de eerste levering de bonuspunten verstrekt, met andere woorden bij backorders (naleveringen) vindt geen bonuspunten-berekening meer plaats.
Indien (binnen de actieperiode) goederen retour komen, wordt eveneens over dit aantal de bonuspunten berekend en afgetrokken van het saldo bonuspunten is respectievelijk het artikel- en het debiteurenrecord. Indien de debiteur zijn punten reeds heeft verzilverd, kan het aantal bonuspunten in het debiteurenrecord negatief lopen.
Let wel: na de actieperiode vindt geen terugboeking van bonuspunten meer plaats bij dit soort retouren. Met saldo bonuspunten in het artikel- en debiteurenrecord moet dan handmatig aangepast worden. Ook bij deelretouren (bv. 6 stuks van een aktie van 12) moeten de saldi van de bonuspunten handmatig worden aangepast.
Indien in het debiteurenrecord een saldo bonuspunten aanwezig is (zowel positief als negatief) wordt dit op de facturen uitgeprint.