Onderhoud Debiteuren
Met programma 200 maakt u nieuwe debiteuren aan of wijzigt u gegevens van bestaande klanten. Meest recente wijzigingen/uitbreidingen
De laatste wijzigingen die in dit programma zijn doorgevoerd (2009) betreffen met name
de rubrieken van het tweede scherm:
Onderdelen
De belangrijkste onderdelen van deze beschrijving zijn:
Functietoetsen
Onderin uw scherm is steeds te zien welke functietoetsen u kunt gebruiken.
Met <F1> geeft u aan dat u wilt zoeken; u kunt in programma 200 onder andere zoeken naar debiteuren,
adressen, valuta en vertegenwoordigers.
Zoals in de meeste Kavta-programma's is de functietoets <F4> de toets waarmee u het
programma (of de wijziging van een klant of subscherm) kunt afsluiten.
Wanneer een functietoets een andere werking dan gebruikelijk heeft, is dit duidelijk onderin uw scherm vermeld.
Het debiteurnummer is bij de aanmaak van een debiteur vrij te kiezen.
Een Kavta-debiteurnummer is altijd numeriek en bestaat uit maximaal 6 cijfers.
Welk nummer u ook kiest, en op welke manier u dit ook doet:
Basis- of Stamgegevens
Van elke nieuw in het systeem op te nemen debiteur moeten de basisgegevens worden vastgelegd;
deze worden ook wel Stamgegevens genoemd.
In programma 200 zijn de basisgegevens verdeeld over een drietal schermen.
Bij het aanmaken van een debiteur kunt u geen financiële saldigegevens of omzetcijfers invoeren.
Ook wijzigen van deze rubrieken bij reeds bestaande klanten is niet toegestaan.
Deze gegevens dienen automatisch, via de boekingsprogramma's, te ontstaan.
Aanmaken nieuwe debiteur - Werkwijze
- Terug naar boven
Het wijzigen of bekijken van een bestaande debiteur
In programma 200 roept u een bestaande klant op door diens debiteurnummer in te geven, of door deze
met één van de zoeksleutels te zoeken. Het eerste scherm: de rubrieken
In het eerste scherm van programma 200 bevinden zich de volgende rubrieken; achter de
rubrieksnaam staat vermeld hoeveel tekens deze rubriek maximaal kan bevatten:
1 - Debiteurnummer (6N)
2 - Naam (23A)
Wanneer u wilt kan Kavta voor u de debiteurnaam opmaken. Het programma bepaalt dan
waar HOOFD- en waar kleine letters moeten staan. Of deze mogelijkheid gebruikt wordt
bepaalt u met het trefwoord OPMAAK.
U geeft als naam in: VOF EUROKLANT <ENTER>
Een voorbeeld van het negeren van de opmaakfunctie: 3 - Extra naam (23A) 4 - Adres (23A) 5 - Postcode (6A) 6 - Plaatsnaam (17A) 7 - Landnaam (17A) 8 - Telefoon / Fax (15A) 9 - Zoeksleutels (9A) 10 - Vertegenwoordiger (2N) 11 - Rayon (2N) 12 - Factuuradres (3N)
In rubriek 12 vult u een code in van het adres dat als meest-gebruikt factuuradres moet gaan dienen.
Moeten de facturen voor deze klant naar het standaard-adres (dat in de rubrieken 2 t/m 8 is vastgelegd), dan vult u
hier de code 0 in.
13 - Verzendadres (3N)
In rubriek 13 vult u een code in van het adres dat als meest-gebruikt verzendadres moet gaan dienen.
Moeten de leveringen aan deze klant naar het standaard-adres (dat in de rubrieken 2 t/m 8 is vastgelegd), dan vult u
hier de code 0 in.
In een window, dat u met de functietoets <F7> oproept, verschijnt een verkorte versie van dit
adressen-onderhoudsprogrmma, waarin u, omwille van de snelheid, alleen de meestgebruikte rubrieken van het nieuwe
adres invult.
14 - Kredietbeperking (J/N) 15 - Prijsreferentiedebiteur (6N)
U kunt elke gewenste debiteur invullen als Prijsreferentiedebiteur, tenzij:
Heeft u aan een klant een prijsreferentiedebiteur gekoppeld, dan hoeft u dus voor die klant geen kortingspercentages
en dergelijke in te brengen, want alle prijsberekeningen worden immers uitgevoerd alsof het een berekening voor
de prijsreferentiedebiteur betreft.
Voorbeelden
U heeft fastfoodketen Donald's Chicken als klant, en allle filialen als aparte debiteur in Kavta staan.
Het filiaal Donald's Chicken Tranendal (debiteur 600009) krijgt van u echter alle keukenrollen tegen
een vaste afgesproken prijs; deze afspraak legt u bij debiteur 600009 vast in de
Prijsafspraken per debiteur/artikel.
Bij elke verkoop aan debiteur 600009 zal Kavta de netto prijs berekenen voor debiteur 600000 en deze
prijs toekennen aan filiaal Tranendal; eventuele kortingen per artikel of artikelgroep die bij klant 600009
zijn vastgelegd, worden genegeerd.
16 - Internet-klant? (J/N) 17 - Kredietlimiet (6N) 18 - Geblokkeerd (J/N)
19 - Bankgegevens
In een apart venster krijgt u de gelegenheid om de bankgegevens van deze klant te onderhouden.
Het bankrekeningnummer kan als zoeksleutel fungeren.
- Terug naar boven
Het tweede scherm: de rubrieken
In het tweede scherm van programma 200 bevindt zich een aantal rubrieken die bij het aanleggen
van een nieuwe debiteur automatisch worden gevuld. De initiële inhoud van deze rubrieken wordt
overgenomen van de standaard-debiteur. Het tweede scherm bevat de volgende rubrieken:
20 - Dagboekcode (1N)
Naast de basisgegevens kunt u ook een aantal aanvullende bestanden onderhouden, bijvoorbeeld
ten behoeve van de BTW- en IRIS-module en het debiteuren-tekstblok.
U kunt met programma 200 onder bepaalde voorwaarden ook debiteuren verwijderen.
Daarnaast wordt in enkele programma's een mogelijkheid tot versnelde aanmaak
van nieuwe klanten geboden.
- Soort factuurafdruk : geef aan of facturen voor deze klant moeten worden afgedrukt, gefaxed of gemaild.
- Maandfactuur : Als u met de klant een afspraak heeft dat u slechts eens per maand, per vier weken
(of andere periode) factureert, kunt u dat hier aangeven.
- Aantal factuurduplicaten : Vul hier een aantal in wanneer uw klant per factuur meerdere exemplaren wenst.
- Statistiekcode : Voorheen gaf u per klant aan of er debiteur/artikelstatistiek moest worden bijgehouden;
deze rubriek is verdwenen. De statistiek wordt nu altijd bijgehouden.
- Aanmaak van nieuwe debiteuren
- Bewerken van een bestaande debiteur
- De rubrieken van het eerste scherm
- De rubrieken van het tweede scherm
- De rubrieken van het derde scherm
- De Prijsreferentie-debiteur
- De Standaard-debiteur
De meest voorkomende zijn de functietoetsen <F1> tot en met <F4>; deze hebben
in het algemeen de volgende werking:
De <F2>-toets gebruikt u in de regel om een ingave terug te gaan.
Met <F3> kunt u in dit programma meerdere acties uitvoeren; de belangrijkste functie
echter is die van hulptoets.
Bij een aantal rubrieken kunt u meer informatie over de functie van de rubriek opvragen door voor
<F3>=Help te kiezen.
U geeft daartoe de eerste cijfers van het nummer in en sluit af met <F3>.
Het programma vult het ingegeven nummer aan tot 6 cijfers en zoekt vervolgens naar
het eerstvolgende vrije debiteurnummer.
Voorbeeld:
U geeft als nummer in 1234 gevolgd door <F3>.
Het programma zoekt dan het eerstvrije debiteurennummer, beginnende bij 123400
Voorbeeld 2
U geeft als nummer in 0123 gevolgd door <F3>.
Het programma zoekt dan het eerstvrije debiteurennummer, beginnende bij 012300
Na aanmaak van een nieuwe debiteur en opslag van diens gegevens is het nummer niet meer te wijzigen.
In de praktijk vindt die opslag voor het eerst plaats bij het bevestigen van eerste scherm met debiteurgegevens.
U kunt ingevoerde debiteuren oproepen door hun debiteurennummer (primaire sleutel) in te geven.
Daarnaast kunt u een viertal secundaire sleutels vastleggen: beter bekend als de zoeksleutels.
In de opbouw hiervan bent u geheel vrij; zolang u de maximale lengte maar niet overschrijdt.
Tenslotte wordt ook de Postcode als zoeksleutel vastgelegd; dit gebeurt automatisch.
Wanneer u meer wilt weten over het gebruik van debiteurenzoeksleutels klikt u hier.
Bij het invoeren van een nieuwe debiteur hoeft u in principe maar één scherm in te vullen.
De overige vaste basisgegevens , zoals valutacode, basis-verkoopprijs en BTW-code
worden gekopieerd van de zogenaamde standaard-debiteur.
Start programma 200.
1 - Debiteurnummer Geef het gewenste debiteurnummer in, of laat het
programma een vrij nummer zoeken, volgens de hierboven
beschreven methode, met behulp van de <F3>-toets.
2 - Gegevens Breng de adresgegevens in, zoeksleutels en overige, in
het eerste scherm gevraagde, rubrieken.
Als laatste worden de bank- of girogegevens gevraagd, welke in
een apart'window'worden ingegeven.
Wanneer u bij het invullen van een rubriek een stap 'terug'wilt
doen, kunt u in de regel met de <F2>-toets terug naar
de vorige rubriek.
3 - Bevestig Het programma vraagt u of de gegevens in dit scherm juist zijn.
Wanneer u niet akkoord gaat (N) keert u terug naar de rubriek Geblokkeerd.
Antwoordt u J , dan wordt de nieuwe klant opgeslagen en gaat u naar
het tweede scherm.
In dit tweede scherm zijn de relevante rubrieken reeds 'automatisch' gevuld,
met behulp van de standaard-debiteur.
Deze debiteur wordt verder behandeld als een reeds bestaande klant en u kunt
desgewenst rubrieken wijzigen.
Vervolgens kunt u een keuze maken uit de volgende mogelijkheden :
<A> Onderhoud aanvullende gegevens
De aanvullende gegevens bieden plaats aan het web-adres en een algemeen
email-adres van de klant. Daarnaast bevat dit extra scherm een aantal
zogenaamde reservevelden die u naar eigen inzicht kunt gebruiken. U kunt
deze rubrieken zelf van een naam voorzien.
Deze functionaliteit is eveneens voor Crediteuren beschikbaar en wordt in
een aparte handleiding behandeld.
Na het onderhouden van de aanvullende gegevens keert u weer terug.
<B> Onderhoud Btw/Iris-gegevens
Wanneer u gebruik maakt van de Btw- en Iris-module, dan kunnen in aparte
'schermen' de hiervoor benodigde gegevens worden onderhouden.
Bij de Btw-gegevens gaat het om het btw-nummer van de debiteur en diens
eventuele nummer bij de Kamer van Koophandel (KvK).
Komt een klant uit een ander EU-land, dan moet u het btw-nummer
invullen; bij Nederlandse debiteuren dient u minimaal NL als btw-nummer
in te vullen. Verzuimt u dit dan kan de klant door het systeem worden beschouwd
als afkomstig van buiten de EU.
Bij de Irisgegevens gaat het om de vervoerstak-code, een eventuele haven van
lossing en de keuze of u deze gegevens al dan niet wilt kunnen wijzigen tijdens
een boeking.
Meer uitgebreide informatie hierover vindt u in de handleiding van de
Btw-module en de Iris-module.
Als u klaar bent met deze gegevens keert u weer terug.
<C> Onderhoud Contactpersonen
U kunt per klant maximaal 100 contactpersonen vastleggen, met voor elke
contactpersoon een veelheid aan rubrieken, zoals Naam, Afdeling, Telefoonnummer
en Email-adres. Een groot deel van de rubrieken kunt u naar eigen inzicht
benoemen en gebruiken, evenals bij de Aanvullende gegevens.
Deze functionaliteit is eveneens voor Crediteuren beschikbaar en wordt
elders behandeld.
Wanneer u facturen, offertes en dergelijke wilt laten mailen
vanuit Kavta, gebruikt u daarvoor ook de gegevens van een contactpersoon.
Na het onderhouden van de contactpersonen keert u weer terug.
<I> Uitgebreide info
Wanneer u hiervoor kiest wordt programma 200 beeindigd en gaat u automatisch door
naar programma 206.
<M> Muteren deze debiteur
Met de <M> krijgt u de mogelijkheid om de stamgegevens uit de verschillende basis-
schermen te wijzigen. Ook de schermen met aanvullende gegevens kunnen worden gewijzigd.
Wanneer u klaar bent met het wijzigen van de gegevens van deze klant kunt u met de
<F4>-toets de gewijzigde gegevens opslaan en keert u terug naar het begin van
het programma: het ingeven van een debiteurnummer.
<T> Debiteurentekstblok
In het debiteurentekstblok, waarover u elders meer informatie leest, heeft u de
beschikking over een soort kladblok waarin u groot aantal regels vrije tekst kwijt
kunt per klant.
Na uw uitstapje naar het tekstblok keert u weer terug.
<VERW> Verwijder de klant
U kunt een klant uit het systeem verwijderen onder bepaalde voorwaardes:
- Er mogen geen openstaande posten aanwezig zijn voor deze debiteur.
- Er mag in het lopende boekjaar niet op deze klant zijn geboekt.
- Er mogen geen orders voor deze debiteur open staan.
- Er mag dit jaar geen omzet zijn geboekt op deze klant.
- De betreffende debiteur mag niet als standaard-debiteur zijn
aangemerkt.
Als aan één van deze eisen niet is voldaan kna de klant niet uit het systeem worden
verwijderd; aangeraden wordt in een dergelijk geval de debiteur te blokkeren
voor orderinvoer.
Verdere controles
U kunt de debiteur wel verwijderen als één van de volgende punten het geval is;
het programma zal u echter wel waarschuwen:
-De debiteur fungeert als prijsreferentie-debiteur voor andere klanten.
-Er is in vorig boekjaar (of het jaar daarvoor) omzet geboekt op deze klant.
-Er zijn offertes of voororders (indien u de betreffende module gebruikt) voor de
klant aanwezig.
Heeft u er voor gekozen een debiteur te verwijderen, dan zal het programma u nog
minstens één maal om bevestiging van uw keuze vragen.
Nadat de debiteur door het programma is verwijderd, keert u terug naar
het begin van het programma: de ingave van een debiteurnummer.
- Terug naar boven
Het debiteurnummer is elders uitgebreid behandeld.
De naam van de debiteur kan eventueel (net als andere adresrubrieken) worden verlengd tot
een maximale lengte van 60 tekens. Hiervoor is een aanpassing van uw programmatuur nodig.
Als u hierin geïnteresseerd bent kunt u hierover contact opnemen met
Saldata.
Wanneer u incidenteel niet wenst dat een naam (of andere rubriek) wordt opgemaakt, dan bevestigt u de ingave
van de betreffende rubriek met <F1> in plaats van met <ENTER>.
U geeft als naam in: JAN VAN SALDATA <ENTER>
Kavta maakt daarvan: Jan van Saldata
Wanneer u de gehele naam in kleine letters had ingevuld, was het effect hetzelfde geweest
Kavta maakt daarvan: VOF Euroklant
U ziet dat veel voorkomende afkortingen als VOF en BV door Kavta worden herkend en niet worden herschreven als
Vof of Bv.
U geeft als naam in: JAN VAN SALDATA <F1>
Kavta maakt daarvan: JAN VAN SALDATA
Ook de aanvullende klantnaam kan worden verlengd desgewenst en ook deze rubriek kunt u laten opmaken.
Hiervoor geldt hetzelfde als voor rubriek 2: Naam.
Kavta kent geen gescheiden vastlegging van straatnaam en huisnummer. U geeft dus beiden in in de rubriek adres.
In een aantal programma's wordt het hier ingevulde adres aangeduid als het standaard-adres.
Ook deze rubriek kan worden verlengd desgewenst en ook deze rubriek kunt u laten opmaken.
Hiervoor geldt hetzelfde als voor rubriek 2: Naam.
De postcode wordt automatisch opgeslagen als zoeksleutel.
Het programma controleert voor u of de postcode volgens de Nederlandse regels is opgebouwd en geeft een melding
indien dit niet het geval is. Het invullen van een niet-Nederlandse postcode is wel toegestaan.
Wanneer Kavta concludeert dat de postcode Nederlands is, zullen de twee letters in hoofdletters worden omgezet,
als dat nog niet het geval was.
Ook deze rubriek kan worden verlengd tot maximaal 60 tekens en ook deze rubriek kunt u laten opmaken.
Hiervoor geldt hetzelfde als voor rubriek 2: Naam.
Voor de landnaam geldt hetzelfde als voor de rubriek plaatsnaam:
U kunt de rubriek desgewenst laten verlengen en/of laten opmaken.
Telefoon- en faxnummer kennen beide een maximale lengte van 15 tekens.
Wanneer u meerdere nummers van deze klant wilt vastleggen heeft u daarvoor ruimte in de
extra adressen of in de aanvullende gegevens.
U kunt tot 4 zoeksleutels van elk maximaal 9 posities naar eigen inzicht invullen.
Zoals elders vermeld, worden deze zoeksleutels altijd in HOOFDletters omgezet en opgeslagen.
Koppel hier een vertegenwoordiger aan deze klant. Vertegenwoordigers worden met een vertegenwoordigersnummer (van 2 cijfers)
opgeslagen in Kavta.
Zoeken is bij deze rubriek mogelijk.
De vertegenwoordigerscodes en -namen kunt u onderhouden in het programma Onderhoud
vertegenwoordigers.
De bij deze klant ingevulde vertegenwoordigerscode zal als default worden gehanteerd in de verkoopmodule, en als zodanig ook
weer in de statistiek terug te vinden zijn.
U kunt de rayons waarin u actief bent middels een tweecijferige code onderverdelen.
Een aantal omzetoverzichten en -statistieken wordt per rayon bijgehouden. Zie hiervoor de
statistiekmodule.
Naast de rubrieken 2 tot en met 8, die samen het standaard-adres vormen, heeft u ruimte om maximaal
999 extra adressen aan een kant te koppelen. Deze zijn ook bekend onder de naam Afwijkende adressen.
Deze extra adressen onderhoudt u met programma 201. U kunt echter in programma 200 een 'verkorte'
versie van dit adressen-programma gebruiken, om 'ad hoc' een extra debiteurenadres aan te leggen.
Alle facturen voor deze klant gaan naar het adres dat bij de hier ingegeven code hoort, tenzij u in de afzonderlijke
orders anders aangeeft.
Voor het verzendadres, ook wel afleveradres genoemd, geldt grotendeels hetzelfde als voor het
Factuuradres.
Alle leveringen aan deze klant gaan naar het adres dat bij de hier ingegeven code hoort, tenzij u in de afzonderlijke
orders anders aangeeft.
U heeft echter ook de mogelijkheid om Ad Hoc een extra adres voor deze klant aan te leggen. U hoeft hiervoor niet
speciaal programma 201 op te starten.
Na afloop keert u weer terug bij rubriek 12 of 13 van Onderhoud Debiteuren.
Hiermee bepaalt u of u voor deze debiteur automatisch kredietbeperking laat berekenen.
Wanneer u J invult worden voor deze klant de factuurbedragen (excl. btw) automatisch verhoogd met 2%
kredietbeperking, die ook op de factuur wordt afgedrukt.
Defaultwaarde van deze rubriek is N (Niet berekenen).
Als u in deze rubriek een debiteurnummer invult (u kunt natuurlijk zoeken met zoeksleutels), zullen voor deze debiteur
dezelfde netto-prijsberekeningen gelden als voor de prijsreferentiedebiteur.
Dit kan vooral handig zijn bij debiteuren die op één of andere manier met elkaar verbonden zijn:
bijvoorbeeld leden van een inkooporganisatie of bedrijven met een gemeenschappelijk moederbedrijf.
de beoogde referentiedebiteur zelf al een prijsreferentiedebiteur heeft
of
de klant aan wie u een referentiedebiteur wilt koppelen zelf elders als referentiedebiteur fungeert.
Op deze regel wordt één uitzondering gemaakt: Prijsafspraken per debiteur/artikel
krijgen altijd voorrang. Kavta gaat er hierbij vanuit dat u een dergelijke afspraak bewust heeft ingevoerd
om van de gangbare berekening af te wijken.
U heeft onder debiteurnummer 600000 het hoofdkantoor Donalds Chicken Nederland b.v. vastgelegd
en met deze klant afgesproken dat voor alle filialen eenzelfde prijsstelling geldt.
U vult nu bij deze debiteur 600000 alle relevante kortingen en afspraken in, bijvoorbeeld in programma
Korting per debiteur/artikelgroep.
Bij een verkoop van keukenpapier aan Tranendal echter zal Kavta zonder meer de voor deze klant vastgelegde prijsafspraak
overnemen en alle andere mogelijke netto-prijsberekeningen negeren.
Deze rubriek is alleen relevant voor gebruikers van de Kavta e-Ordermodule, of een afgeleide daarvan.
Wanneer u aangeeft (met een J) dat de klant via Internet kan bestellen, zullen zijn gegevens door de e-Ordermodule
aan het door u gebruikte internet-bestelsysteem worden gezonden, zodat de klant bij het on-line winkelen de juiste
adres- en prijsgegevens ziet.
Defaultwaarde van deze rubriek is N.
Bij orderinvoer wordt een eventuele overschrijding van dit bedrag op het scherm gemeld.
Invoeren in hele euro's; gebruik van centen is niet toegestaan.
Wanneer u hier 0 invult vindt voor de betreffende debiteur geen kredietlimietcontrole plaats.
Door hier een J (voor Ja in te vullen, blokkeert u de klant voor order- en offerte-ingave;
u kunt dan voor deze debiteur geen nieuwe orders of nieuwe offertes inbrengen.
Reeds bestaande orders zijn nog wel op de 'normale' manier af te handelen.
dit onderscheid heeft minder met luiheid te maken dan met doelmatigheid:
De oude Postbank-rekeningen kennen een andere rekeningnummer-opbouw dan die van de overige banken.
Zij moeten daarom ook op verschillende manieren worden gecontroleerd en verwerkt (bij bijvoorbeeld incasso-opdrachten).
Tot de regels voor rekeningnummers zijn gewijzigd, zal de Saldata-software daarom dit oude onderscheid blijven hanteren.
De bankgegevens bestaan uit de volgende rubrieken:
- Code bank/giro
Met een cijfer geeft u aan of uw klant een bankrekening ( 1 ), een (voormalige) girorekening
( 2 ) of een buitenlandse bankrekening ( 3 ) heeft.
Wanneer u hier 0 invult (geen bank-/girogegevens) worden geen (verdere)
bankgegevens van deze klant vastgelegd.
- Rekeningnummer
Of , en zo ja welke, controles plaatsvinden op het hier in te vullen rekeningnummer is
afhankelijk van de gekozen Code bank/giro:
Bij een bankrekening kunt u een nummer van maximaal 9 cijfers invullen (geen punten gebruiken!).
Op dit nummer wordt de zogenaamde elfproef toegepast, waarmee wordt beoordeeld of het
rekeningnummer correct is opgebouwd.
Bij een girorekening (geen P of punten ingeven!) kan hier een getal van maximaal 7 cijfers
worden ingevoerd. Verdere controles vinden hierop niet plaats.
Bij een buitenlandse rekening heeft u maximaal 15 tekens tot uw beschikking,
waarop verder geen controles plaatsvinden.
U kunt dus in dit geval ook letters en andere tekens gebruiken.
- Naam en plaats bank
Bij een girorekening wordt de rubriek naam automatisch gevuld met de tekst Postbank en de
plaatsnaam leeggelaten; u kunt deze rubrieken dan niet wijzigen.
Bij een bankrekening of buitenlandse rekening kunt u met maximaal 23 tekens de naam van de bank invoeren
en de vestigingsplaats van de bank kunt u in maximaal 17 tekens vastleggen.
Na het bevestigen van de rubrieken keert u terug naar het hoofdscherm van programma 200.
Met deze code bepaalt u in welk dagboek de facturen van deze klant worden geboekt. Per dagboekcode kunt u desgewenst
een aparte grootboekverzamelrekening voor de debiteuren gebruiken.
De dagboekcode bestaat uit één cijfer en is minimaal 0 en maximaal 3.
| DB- Code | DB /Relatiecode Systeemfacturen | DB / Relatiecode handmatige facturen 0 | 20 / 290
| 1 | 25 / 295 | 21 / 291
| 2 | 26 / 296 | 22 / 292
| 3 | 27 / 297 | 23 / 293
| |
|---|
Voor meer informatie: zie de beschrijving van de grootboekadministratie of van de relatiecodes.
21 - Afwijkende relatiecode? (J/N) U kunt echter per debiteur bepalen of u afwijkt van deze manier van boeken. Als u aangeeft dat voor deze
Deze mogelijkheid is bijvoorbeeld te gebruiken voor leveringen aan (en ontvangsten van) 'verwante'bedrijven:
In de financiële administratie wordt de 'echte' omzet dan gescheiden van de onderlinge leveranties.
22 - BTW (J/N/I)
23 - Aanmanen? (J/N)
24 - Betalingsconditie (2N)
25 - Opslagpercentage (2.2N)
26 - Basis-verkoopprijs (1N)
27 - Valutacode (2N)
Alle verwerkingen vinden plaats in de basis-valuta.
28 - Debiteurenkorting (2.2N)
29 - Orderreferentie verplicht? (J/N)
30 - Soort factuurafdruk
31 - Verzamelfacturen (J/N)
32 - Maandfactuur(J/N)
Omzet (en bijbehorende kostprijs- en voorraadafboekingen) wordt geboekt middels relatiecodes die afhankelijk zijn van
de grootboekcodes van de verkochte artikelen.
Dat is de standaard-Kavta manier.
klant een afwijkende relatiecode geldt.
Naar welke rekeningen de omzet en eventuele aanverwante boekingen dan moeten worden geboekt, bepaalt u met
het trefwoord Relatie.
Bedrijven binnen een holding of ander samenwerkingsverband.
Geef aan of voor deze klant wel (J) of geen (N) btw moet worden berekend.
Naast deze twee opties is er een derde mogelijkheid: I
"I" staat hier voor: Inclusief: Tijdens het programma Winkelorders
worden prijzen inclusief btw gehanteerd. Tijdens alle overige programma's wordt gehandeld alsof bij deze
rubriek J is ingevuld.
Moeten voor deze klant, bij overschrijding van betaaltermijnen, aanmaningen
worden geproduceerd of niet?
Geef een betalingsconditie in of kies er één uit met behulp van de zoekfunctie.
Bij orderinvoer geldt de hier ingevulde betalingsconditie als default. De door u gebruikte betalingscondities
onderhoudt u in het programma Betalingscondities.
Het programma controleert of de ingegeven code ook werkelijk bestaat in de trefwoorden, maar verbiedt een eventuele
niet bekende conditie niet.
U kunt hier een percentage (maximaal 99.99) invoeren.
Vervolgens wordt de bruto verkoopprijs van artikelen (voor deze klant tenminste) bepaald op basis van
inkoopprijs + toeslag.
Een toelichting betreffende de opbouw van prijzen en kortingen vindt u in de handleiding van de
Afsprakenmodule.
Wanneer u hier 0 invult, geldt geen opslagpercentage.
Bij de artikelen kunt u twee bruto-verkoopprijzen ingeven: Prijs 1 en Prijs 2.
Per klant kunt u aangeven welk van de twee als basis-prijs moet worden gehanteerd.
Een toelichting betreffende de opbouw van prijzen en kortingen vindt u in de handleiding van de
Afsprakenmodule.
Geef hier aan of deze klant in een afwijkende valuta moet worden gefactureerd; zoeken naar de in uw
systeem aanwezige munteenheden is mogelijk.
Default is de standaard-munteenheid: valuta 00, die bij de meeste gebruikers voor de Euro staat.
Alleen bij het afdrukken van de factuur komt de eventuele afwijkende munt om de
hoek kijken en vindt afdruk plaats in dollars, ponden of welke valuta u dan ook gekozen heeft.
Daadwerkelijke financiële boeking vervolgens vindt weer plaats in uw basis-valuta.
Hier kunt u een kortingspercentage ingeven (van maximaal 99.99) dat voor deze klant algemeen
geldend is.
Voor nadere informatie omtrent de prijs- en kortingsstructuur van Kavta verwijzen we u naar de
de handleiding van de Afsprakenmodule.
Geef hier aan of tijdens orderinvoer de klantreferentie verplicht moet worden ingevuld
bij orders voor deze debiteur.
Desgewenst, en onder bepaalde voorwaarden, kunt u de door Kavta
geproduceerde facturen laten faxen of mailen. Vul daarvoor een F, respectievelijk een M in.
Defaultwaarde van deze rubriek is A (alleen afdrukken).
Bekijk hier de voorwaarden.
Lees hier hoe het factureringsprogramma e.e.a. afhandelt.
Geef aan of orders voor deze debiteur op één factuur verzameld mogen worden.
Indien van toepassing, dan worden alle orders voor deze debiteur verzameld, voor zover zij voor hetzelfde
factuuradres bestemd zijn.
Let op:
Tijdens de orderinvoer kunt u per order afwijken van de hier ingegeven verzamelcode.
Wilt u bepaalde debiteuren slechts eens per periode (bijvoorbeeld per maand) factureren, dan kunt u dat hier
kenbaar maken. In het factureringsprogramma zelf kunt u hierop selecteren,
zodat u daar de debiteuren met danwel de debiteuren zonder maandfacturen factureert.
Wat deze code in feite doet is het verdelen van de debiteuren in twee groepen; die gescheiden van elkaar
gefactureerd worden. Of u de maandfacturatie eens per week of eens per kwartaal opstart:
voor Kavta maakt dat niets uit.
Ook deze rubriek gebruikt u om de klanten naar eigen inzicht te groeperen in diverse overzichten,
zoals in programma 215.
Bij het invoeren van verkoop- en balansfacturen verschijnt deze code en kan daar per post alsnog
gewijzigd worden.
33 - Aantal factuurduplicaten (2N)
34 - Routecode (5A)
Deze rubriek is in eerste instantie bedoeld voor gebruik in combinatie met de
Technische dienst-module.
U kunt de rubriek echter ook gebruiken als sorteer- en selectie-criterium in zelf geproduceerde
overzichten.
35 - Inkooporganisatie en -lidnummer (2N en 6N)
U kunt hier aangeven of deze afnemer lid is van een (en zo ja: welke) inkooporganisatie.
Het is mogelijk te zoeken naar de beschikbare organisatie die u kunt onderhouden met programma
214 A/I/M Inkooporganisaties.
Wanneer u aangeeft dat de klant lid is van een organisatie, kunt u ook een eventueel lidnummer
vastleggen.
36 - Afdeling (2N)
Ook deze rubriek gebruikt u om de klanten naar eigen inzicht te groeperen in diverse overzichten,
zoals in programma 215.
Bij het invoeren van verkoop- en balansfacturen verschijnt deze code en kan daar per post alsnog
gewijzigd worden.
37 - Verkoopcategorie (2N)
Deze rubriek kan fungeren als branche-indeling. Er zijn enkele overzichten waarin u hierop kunt
selecteren of sorteren. Tevens kunt u deze rubriek zelf als selectie- of sorteeritem gebruiken in
het Algemeen LijstProgramma.
38 - Taalcode (1N)
Hiermee geeft u aan welke taal voor de artikelomschrijvingen op bonnen en facturen gebruikt moet worden.
Indien hier 0 is ingevuld geldt geen afwijkende taal.
- Terug naar boven
Het derde scherm
Het derde scherm van programma 200 bevat een aantal rubrieken waarvan de naam veelal "Reserve" zal luiden.
Waar u voorheen alle schermen (en alle rubrieken) van programma 200 moest doorlopen bij het
aanmaken van een nieuwe debiteur, is het 'verplichte' deel nu beperkt tot het eerste scherm.
Voor een groot deel van de Kavta-gebruikers zal dit scherm niet relevant zijn; hierin worden namelijk de
maatwerk-rubrieken onderhouden die bij een aantal Saldata-klanten in gebruik zijn.
Per klant zullen de rubrieken (indien van toepassing) dan ook verschillende functies hebben.
vanwege dat feit wordt dit derde scherm hier dan ook niet verder behandeld.
De overige rubrieken worden automatisch gevuld door Kavta; het programma kopieert deze van de
klant die door u is aangewezen als Standaard-debiteur.
Rubrieken als saldi, omzetvelden, naam- en adresgegevens en btw-nummer worden vanzelfsprekend
niet overgenomen. Velden als Verzamelfacturerings-, Aanmaningscode en Verkoopcategorie juist weer wel.
Moeten deze rubrieken toch een 'afwijkende' inhoud hebben, dan hoeft u alleen die
specifieke rubrieken te wijzigen.
Welke debiteur u als standaard-debiteur gebruikt legt u vast in een
trefwoord.