200 Aanmaken/info/muteren debiteuren
Met programma 200 maakt u nieuwe debiteuren aan of wijzigt u bestaande debiteuren. Maakt u gebruik van de Btw-module en van de Iris-module (statistiek CBS) dan kunnen naast de stamgegevens ook de debiteurgegevens voor deze modulen ingevoerd of gewijzigd worden. Met het programma kunt u ook informatie van de stamgegevens op het beelscherm oproepen of debiteuren uit het systeem verwijderen.
Aanmaken debiteuren
Het debiteurnummer is bij de aanmaak van een debiteur vrij te kiezen, bijvoorbeeld aan de hand van een micro-sectielijst. U kunt het debiteurnummer later niet meer wijzigen. Ook kunt u mbv met functietoets <F3> het eerste vrije nummer uit een bepaalde serie laten bepalen.
Stamgegevens
Van elke nieuw in het systeem op te nemen debiteur moeten de stamgegevens worden vastgelegd. De primaire sleutel van de stamgegevens wordt gevormd door het debiteurennummer: deze is vrij te kiezen. Daarnaast kunt u (secundaire) zoeksleutels inbouwen: twee zoeksleutels op de naam, één op de postcode en één op de woonplaats. De betekenis van de diverse velden vindt u in de beschrijving per rubriek.
Financiële gegevens
Bij het aanmaken van een debiteur kunt u geen saldigegevens invoeren. Deze dienen via de boekingsprogramma's te ontstaan.
Werkwijze Start programma 200.
1 - Debiteurnummer Geef het debiteurnummer in.
2 - Gegevens In een aantal schermen worden de stamgegevens,
de bank/giro-gegevens, de eventuele saldigegevens en
de gegevens voor de Btw- en de Iris-module ingevoerd.
Geeft u geen saldigegevens in, dan worden deze op nul
gesteld. Het ingeven van de gegevens voor de BTW-
en Iris-module kan alleen als deze modulen geactiveerd
zijn.
3 - Einde Het programma keert terug naar stap 1, waarna
u een volgende debiteur kunt invoeren, of het
programma met functietoets <F4> kunt
verlaten.
Geeft u een bestaand nummer in, dan kunt u een andere
functie van programma 200 gebruiken: info, muteren of
verwijderen.
Muteren debiteuren
Alleen stamgegevens De stamgegevens van een bestaande debiteur kunt u
wijzigen, nadat u deze via het debiteurnummer of
één van de zoeksleutels heeft opgeroepen.
De financiële gegevens en het bladnummer kunt u
niet via dit programma wijzigen. Deze rubrieken
worden vanuit de boekingsprogramma's bijgehouden.
Werkwijze Start programma 200.
1 - Debiteurnummer Geef het debiteurnummer in of maak gebruik van een
zoeksleutel. Als u een zoeksleutel heeft inge-
geven, dan verschijnt een zoekscherm. Via de
ingave van het twee-cijferige nummer dat voor
het debiteurnummer staat kunt u een debiteur
selecteren. Via functietoets <F3> kunt u verder
zoeken, via <F1> kunt u terugzoeken of via <F2>
kunt u terug naar de ingave van het debiteur-
nummer.
Via functietoets <F4> kunt u dit programma ver-
laten en terugkeren naar het menu van waaruit
dit programma werd opgestart.
2 - Keuzescherm Kies in het keuzescherm de functie M (muteren)
of ga met <RETURN> terug naar de ingave van het
debiteurnummer.
3 - Gegevensscherm Geef het nummer van de te wijzigen rubriek in. Via
functietoets <F1> kunt u naar het vervolgscherm
toe. Via functietoets <F3> geeft u aan dat u klaar
met wijzigen bent. De gegevens worden teruggeschre-
ven en het programma keert terug naar stap 1.
In het volgende scherm gelden dezelfde functietoet-
sen, maar met <F1> gaat u naar het scherm met de
omzet en financiële gegevens. Deze kunnen niet ge-
wijzigd worden. Wel kunt u met <F1> naar de aan-
vullende schermen met de btw- en de iris-gegevens
gaan.
4 - Wijzigen Wijzig de gekozen rubriek. Het programma gaat
daarna terug naar stap 3.
Muteren debiteuren teksten
Werkwijze Start programma 200.
1 - Debiteurnummer Geef het debiteurnummer in of maak gebruik van een
zoeksleutel. Als u een zoeksleutel heeft inge-
geven, dan verschijnt een zoekscherm. Via de
ingave van het twee-cijferige nummer dat voor
het debiteurnummer staat kunt u een debiteur
selecteren. Via functietoets <F3> kunt u verder
zoeken, via <F1> kunt u terugzoeken of via <F2>
kunt u terug naar de ingave van het debiteur-
nummer.
Via functietoets <F4> kunt u dit programma ver-
laten en terugkeren naar het menu van waaruit
dit programma werd opgestart.
2 - Keuzescherm Kies in het keuzescherm de functie T (teksten)
of ga met <RETURN> terug naar de ingave van het
debiteurnummer.
3 - Gegevensscherm U kunt nu maximaal 99 tekstregels invoeren. Deze
tekstregels dienen alleen als aantekenigen blok
en worden getoond bij info debiteuren en info
openstaande posten.
Via functietoets <F4> geeft u aan dat u klaar
met wijzigen bent. De gegevens worden teruggeschre-
ven en het programma keert terug naar stap 1.
Muteren debiteuren contactgegevens
Werkwijze Start programma 200.
1 - Debiteurnummer Geef het debiteurnummer in of maak gebruik van een
zoeksleutel. Als u een zoeksleutel heeft inge-
geven, dan verschijnt een zoekscherm. Via de
ingave van het twee-cijferige nummer dat voor
het debiteurnummer staat kunt u een debiteur
selecteren. Via functietoets <F3> kunt u verder
zoeken, via <F1> kunt u terugzoeken of via <F2>
kunt u terug naar de ingave van het debiteur-
nummer.
Via functietoets <F4> kunt u dit programma ver-
laten en terugkeren naar het menu van waaruit
dit programma werd opgestart.
2 - Keuzescherm Kies in het keuzescherm de functie C (contactgegevens)
of ga met <RETURN> terug naar de ingave van het
debiteurnummer.
3 - Gegevensscherm U kunt nu 3 kontaktpersonen met telefoonnummer en email-
adres, het homepageadres van de klant en 2 vrije info
velden invoeren.
Deze gegevens dienen alleen als info en worden getoond bij
info debiteuren en info openstaande posten.
Via functietoets <F4> geeft u aan dat u klaar
met wijzigen bent. De gegevens worden teruggeschre-
ven en het programma keert terug naar stap 1.
Verwijderen debiteuren
Geen openst. posten U kunt een debiteur alleen verwijderen als de debet-
en creditgegevens en het beginsaldo gelijk zijn aan
nul. Tevens mogen er geen openstaande facturen aan-
wezig zijn. U kunt dat eventueel met programma
205 Info openstaande posten controleren.
In de praktijk betekent dit dat u een debiteur al-
leen kunt verwijderen als er geen enkel financieel
contact geweest is, of na een jaarafsluiting.
Werkwijze Start programma 200.
1 - Debiteurnummer Geef het debiteurnummer in of maak gebruik van een
zoeksleutel. Als u een zoeksleutel heeft inge-
geven, dan verschijnt een zoekscherm. Via de
ingave van het twee-cijferige nummer dat voor
het debiteurnummer staat kunt u een debiteur
selecteren. Via functietoets <F3> kunt u verder
zoeken, via <F1> kunt u terugzoeken of via <F2>
kunt u terug naar de ingave van het debiteur-
nummer.
Via functietoets <F4> kunt u dit programma ver-
laten en terugkeren naar het menu van waaruit
dit programma werd opgestart.
2 - Keuzescherm Kies in het keuzescherm de functie VERW (ver-
wijderen) of ga met <RETURN> terug naar de
ingave van het debiteurnummer.
Het programma vraagt:
IS DIT HET JUISTE NUMMER <J>/<N>
Met N terug naar stap 1, met J aangeven dat
de debiteur verwijderd kan worden.
3 - Controle Het programma controleert of de debiteur verwijderd
kan worden. Is dat niet het geval, dan volgt daarvan
een melding. Na <RETURN> terug naar stap 1.
Mag de debiteur wel verwijderd worden, dan gebeurd
dat zonder verdere mededelingen. Het programma keert
terug naar stap 1.
Info debiteuren
Inhoud U kunt alle rubrieken van het debiteurenstambestand op
het scherm raadplegen.
Werkwijze Start programma 200.
1 - Debiteurnummer Geef het debiteurnummer in of maak gebruik van een
zoeksleutel. Als u een zoeksleutel heeft inge-
geven, dan verschijnt een zoekscherm. Via de
ingave van het twee-cijferige nummer dat voor
het debiteurnummer staat kunt u een debiteur
selecteren. Via functietoets <F3> kunt u verder
zoeken, via <F1> kunt u terugzoeken of via <F2>
kunt u terug naar de ingave van het debiteur-
nummer.
Via functietoets <F4> kunt u dit programma ver-
laten en terugkeren naar het menu van waaruit
dit programma werd opgestart.
2 - Keuzescherm Kies in het keuzescherm de functie I (info)
of ga met <RETURN> terug naar de ingave
van het debiteurnummer.
3 - Gegevensscherm Het eerste scherm met stamgegevens wordt getoond.
Per scherm met functietoets <F4> terug naar ingave
van het debiteurnummer of met <RETURN> naar het
volgende scherm.
Als laatste info-scherm wordt het scherm met
financiële gegevens getoond.
AANVULLENDE INFO? <J>/<N>:
Geef N om terug te gaan naar de ingave van het
debiteurnummer of J om het volgende scherm te
tonen.
De eventuele schermen met de gegevens van de Btw-
en Iris-module worden getoond. Met <RETURN> wordt
ieder scherm afgesloten. Na het laatste scherm
terug naar de ingave van het debiteurnummer.
Inhoud en betekenis van de meest gebruikte rubrieken
De rubrieken in het debiteurenstambestand zijn in een aantal groepen te verdelen: de algemene gegevens (rubriek 1 tot 17 in het eerste scherm en rubriek 18 tot 37 in het tweede scherm), de financiële gegevens (rubriek 38 tot 50 in het derde scherm) en de schermen met de gegevens voor de Btw- en de Iris-modulen.
Voor meer informatie: zie de handleiding van de Btw-module en van de Iris-module.
1 - Debiteurnummer 6N
Het debiteurnummer is bij het aanmaken van een nieuwe
debiteur vrij te kiezen. Het kan niet gewijzigd
worden.
2 - Naam 23 A
U kunt twee zoeksleutels van ieder maximaal 9 posities
ingeven. U start een zoeksleutel door op de gewenste
plaats <F1> te geven. Na maximaal 9 tekens moet u de
zoeksleutel met <F3> afsluiten. U kunt het veld daarna
aanvullen. De zoeksleutels worden rechts in het scherm
getoond.
3 - Adres 23 A
4 - Woonplaats 17 A
U kunt één zoeksleutel van maximaal 9 posities ingeven.
5 - Land 17 A
6 - Postcode 6 A
U kunt de hele postcode of een deel daarvan als zoek-
sleutel ingeven.
7 - Tel./faxnummer telefoonnummer 12 A
faxnummer 13 A
8 - Afdeling 2 N
De afdelingscode kunt u gebruiken om de debiteuren naar
eigen inzicht te groeperen in overzichten, zie daarvoor
215 Diverse debiteuroverzichten.
Bij het invoeren van verkoop- en balansfacturen verschijnt
deze code en kan daar per openstaande post alsnog gewij-
zigd worden. Deze code kan dan gebruikt worden om indi-
viduele openstaande posten in een andere afdeling te
plaatsen.
9 - Code vertegenw. 2 N
Door middel van deze code kunnen offertes en orders
aan een vertegenwoordiger gekoppeld worden. Ook de
omzet kunt u per vertegenwoordiger bijhouden (zie
de beschrijving van de statistiekmodule).
10 - Ink.org./lidnr. inkooporganisatie 2 N
lidnummer 6 N
Deze rubriek bestaat uit twee gegevens. Het eerste
is het nummer van de inkooporganisatie waarbij de
debiteur is aangesloten, het tweede is het lid-
nummer van deze debiteur bij die inkooporganisa-
tie. Zie daarvoor ook 214 A/I/M Inkooporganisaties.
11 - Code dagboek 1 N
Deze code verwijst naar één van de systeemdagboeken
die voor de debiteurenadministratie kunnen worden ge-
bruikt, zowel bij handmatige als bij de automatische
facturering.
Code Systeemdagboek
0 20 en 24
1 21 en 25
2 22 en 26
3 23 en 27
De systeemdagboeken 20 - 23 worden gebruikt bij de
handmatige facturering, systeemdagboeken 24 - 27
voor de automatische facturering.
Voor meer informatie: zie de beschrijving van de
grootboekadministratie
12 - Code kred.bep. 1 N
0: geen kredietbeperking berekenen
1: wel kredietbeperking berekenen
Door middel van deze code kunt u automatisch 2%
van het factuurbedrag exclusief btw laten bere-
kenen en dit op de factuur afdrukken.
Default (<RETURN>) is 0, niet berekenen.
13 - Verkoopcategorie 2 N
Deze rubriek kunt u als branche-indeling ge-
bruiken. In enkele overzichten kunt u op deze
code selecteren.
14 - Kredietlimiet 6 N
Bij orderinvoer wordt een eventuele overschrijding
van dit bedrag op het scherm gemeld. Invoeren als
geheel getal, na de punt wordt afgerond!
Default (<RETURN>) is 0, geen kredietlimiet.
15 - Rayon 2 N
Een aantal omzetoverzichten en -statisieken kunt u
per rayon afdrukken en bijhouden (zie de statistiek-
module).
16 - Extra naam 17 A
Deze rubriek kunt u gebruiken voor het vermelden
van de naam van de contactpersoon bij de debiteur
(bijvoorbeeld faktuur of adresetiket).
17 - Code artikelpr. 1 N
1: bruto verkoopprijs 1
2: bruto verkoopprijs 2
In het artikelbestand kunt u per artikel 2 bruto
verkoopprijzen ingeven. Met de code artikelprijs
in het debiteurenstambestand geeft u aan welke
bruto verkoopprijs u voor deze debiteur wilt
laten gelden.
18 - Code afwijkend 3 N
factuuradres U kunt hier de kode van een 'vast' afwijkend
factuuradres ingeven. Facturen worden dan (indien
per order niet anders opgegeven) aan dit adres
gericht. Het bestand afwijkende adressen kunt u
bijhouden met 201 A/I/M Afwijkende adressen
Default (<RETURN>) is 0: geen afwijkend factuuradres.
19 - Code artikelsta- 1 N
tistiek 0: wel bijhouden
1: niet bijhouden
Via deze code bepaalt u of de statistiek per debi-
teur en artikel voor deze debiteur moet worden
bijgehouden; een overeenkomstige rubriek is ook
per artikel in het artikelstambestand opgenomen.
Afhankelijk van het trefwoord STATISTIEK wordt
deze statistiek bijgehouden voor die debiteuren
en die artikelen waarbij deze code op wel bijhouden
is gezet. De statistiek per debiteur en artikel
fungeert als basis voor de bestellijst.
Default (<RETURN>) is 1: niet bijhouden.
20 - Betalingscon- 2 N
ditie Bij het invoeren van orders is de hier ingevoerde
betalingsconditie default. Betalingscondities voert
u in met programma 629 A/I/M trefwoorden. Eén van
de daar aangemaakte condities kunt u via deze
code oproepen. Het programma controleert of de
ingegeven code ook werkelijk bestaat.
Default (<RETURN>) is betalingskonditie 00.
21 - Reserve 2 N
Deze rubriek wordt niet gebruikt.
22 - Code referentie 1 N
0: geen referentie verplicht
1: referentie verplicht invullen
Hiermee bepaalt u of bij offerte- en orderingave
de referentie (bijvoorbeeld het ordernummer van
de klant) verplicht moet worden ingevuld.
Default (<RETURN>) is 0: niet verplicht.
23 - Code BTW 1 N
0: wel BTW berekenen
1: geen BTW berekenen
2: artikelprijzen inclusief BTW hanteren, alleen
bij programma 526 (winkelorders). Bij de andere
orderprogramma's wordt automatisch code '0'
(wel BTW berekenen) gehanteerd.
Als er BTW wordt berekend, gebeurt dit volgens de
bij het artikel ingegeven code.
Default (<RETURN>) is 0: wel berekenen.
24 - Bank/giro code 1 N
0: geen bank of giro
1: bankrekening
2: girorekening
3: gemeentegiro (niet meer in gebruik)
25 - Bank/gironummer bankrekeningnummer 9 A of
gironummer 7 A
De lengte van het nummer is afhankelijk van de bank/-
giro code. Bij een bankrekeningnummer controleert het
programma het nummer op juistheid (elf-proef). Een
onjuist nummer wordt niet geaccepteerd.
26 - Banknaam 23 A
Naam van de bankinstelling. Alleen bij bank/giro
code 1 mogelijk.
27 - Bankplaats 17 A
Plaats van de bankinstelling. Zie rubriek 26.
28 - Code afwijkend 3 N
verzendadres U kunt hier de kode van een 'vast' afwijkend
verzendadres ingeven. Het bestand afwijkende adres-
sen kunt u bijhouden met 201 A/I/M Afwijkende adressen
Default (<RETURN>) is 0: geen afwijkend verzendadres.
29 - Reserve 2 D 2
Deze rubriek wordt niet gebruikt.
30 - Debiteurenkort. 2 D 2
Zie voor een toelichting omtrent de opbouw van prijzen
en kortingen de handleiding van de prijsafsprakenmodule.
Default (<RETURN>) is geen debiteurenkorting.
31 - Taalkode 1 N
Hiermee geeft u aan welke taal voor de artikelomschrijvingen
bonnen en facturen gebruikt moet worden.
32 - Opslagpercentage 2 D 2
Wanneer u hier een percentage invoert wordt de verkoop-
prijs van artikelen bepaald op basis van inkoopprijs
+ toeslag. Zie voor een toelichting omtrent de opbouw
van prijzen en kortingen de handleiding van de prijs-
afsprakenmodule.
Default (<RETURN>) is geen opslagpercentage.
33 - Routecode 5 A
Wanneer u gebruik maakt van de module voor Techni-
sche dienst-administratie kunt u deze rubriek ge-
bruiken; voor de functie van deze rubriek: zie de
beschrijving van de T.D-module.
34 - Verzamelfaktuur- 1 N
code 0: wel verzamelen
1: niet verzamelen
Wanneer deze code op 0 staat wordt per ordersoort
1 factuur afgedrukt, waarop de posten voor die
ordersoort verzameld worden. Staat de kode op 1
(niet verzamelen), dan wordt voor elke order een
aparte factuur afgedrukt.
Default (<RETURN>) is wel verzamelen.
35 - Afwijkende re- 1 N
latoecode 0: Standaard
1: Gebruik de afwijkende relatiecodes die zijn
opgegeven in het trefwoord RELATIE.
Default (<RETURN>) is 0: Standaard.
36 - Valutacode 2 N
Geef hier de code van de valuta, waarin de debi-
teur gefactureerd moet worden. U kunt met <F1>
zoeken in de valutacodes.
Default (<RETURN>) is 00: de basisvaluta.
37 - Code aanmanen 1 N
0: wel aanmanen
1: niet aanmanen
Wanneer deze code op 1 staat worden geen aanma-
ningen en rekeningoverzichten voor deze debi-
teur afgdedrukt.
Default (<RETURN>) is wel aanmanen
Zorgvuldig invoeren Voer onderstaande gegevens zorgvuldig in; na het in-
voeren kunnen deze gegevens niet meer gewijzigd worden.
De saldigegevens dienen via de boekingsprogramma's te ontstaan.
Verwijderen van een debiteur is alleen mogelijk nadat door
middel van die programma's de gegevens op nul gesteld zijn.
38 - Omzet deze 8 N
periode
39 - Omzet t/m vorige 8 N
periode
40 - Omzet volgende 8 N
periode
41 - Omzet vorig jaar 8 N
42 - Omzet 2 jaar 8 N
terug Velden 17 t/m 21 invoeren als geheel getal, eventuele
decimalen worden afgerond.
43 - Debet deze 8 D 2
periode
44 - Debet t/m vorige 8 D 2
periode
45 - Credit deze 8 D 2
periode
46 - Credit t/m vo- 8 D 2
rige periode
47 - Debet volgende 8 D 2
periode
48 - Credit volgende 8 D 2
periode
49 - Beginbalans 8 D 2
Het saldo aan het begin van het boekjaar (eindsaldo van
de openstaande posten vorig boekjaar).
50 - Bladnummer 4 N
Geeft het bladnummer van het laatste rekeningkaartje dat
bij een periode-afsluiting is afgedrukt; deze rubriek
kunt u ter informatie en controle gebruiken.
Indien u gebruik maakt van de Btw- en Iris-module, dan kunnen in aparte 'schermen' de Btw- en Iris-gegevens van de debiteur ingevoerd worden.
Bij de btwgegevens gaat het om het btwnummer van de debiteur en het eventuele nummer bij de kamer van koophandel. Bij debiteuren in andere EU-landen moet het btwnummer ingevoerd worden. Bij Nederlandse debiteuren moet u minimaal NL als btwnummer invoeren, anders ziet het systeem de debiteuren als debiteuren van buiten de EU.
Bij de Irisgegevens gaat het om de code vervoerstak, de eventuele haven van lossing en de mogelijkheid om deze gegevens wel of niet te kunnen wijzigen bij de boeking.
Voor meer informatie: zie de handleiding van de Btw-module en van de Iris-module.